個人情報についての方針

組合員に関する個人情報の取扱い規程

1.目的
 徳島健康生活協同組合(以下、組合という)における組合員に関する個人情報の取扱いに関する事項について定める。

2.組合員の個人情報の利用目的の通知・公表・同意
2-1 医療生協活動・組合員活動の通常業務・活動における利用目的

 定款で定められた通常の生協活動による組合員の個人情報の利用する目的については、以下の方法で通知・公表し、同意を得る。

(1)新規加入組合員への通知及び同意
 加入申込書に利用目的を記載または、別紙にて添付し、本人に通知する。
対面して行われる場合は、本人が利用目的に関する記載を実際に目にできるよう、記載箇所を口頭で示す。
(2)既存の組合員への公表及び同意
2005年3月31以前に加入している組合員に対して、利用目的を公表するために次の事項を実施する。
 a)法人のホームページに、トップページから参照できるように掲載する。
 b)各事業所内に掲示する。
 c)機関紙「健康と生活」に掲載する。
本項に該当する組合員においては、利用目的について、特段明確な反対の意思表示がない場合は、同意が得られたものとする。
(3)脱退時の個人情報の取扱い
 脱退した組合員の個人情報は、文書管理規程に基づいて保存する。

2-2 組合員に個別に同意を得る利用目的の通知・同意
 以下に該当する場合は、組合員の個人情報を収集・利用・提供する事前に、本人にその目的を通知し、明示的な同意を得る。

同意が必要な事例 通知・同意の方法
(1)組合員の個人情報を第三者へ提供する場合 別途2-3項に定める。
(2)機関紙、ホームページ、ニュース等への個人情報(記事・写真)の掲載 事前に口頭または文書で通知し、同意を得る。
同意を得たことを「機関紙編集員会議事録」等に記録する。
(3)交流会(広報活動)等で外部へ公表する 担当者が口頭で同意を得る。
同意を得たことを当該活動の記録簿に記録する。
(4)増資のお礼ハガキの送付 加入申込み時に、利用の目的にて確認して頂き、加入申込みをして頂いた事を持って同意を得たと考える。
(5)アンケート各種 記入・回答いただく内容の利用目的・利用方法を明示し、本人の同意を得た上で記入・回答いただく。
(6)青空(街角)健康チェックなどでの健康チェック 利用者の連絡先等の情報を収集する場合は、利用の目的を明示し、本人の同意を得た上で収集する。
また利用においては、あらかじめ同意を得た範囲内でのみ利用する。
(7)署名活動 署名内容と署名の主旨を署名用紙で確認してもらい、同意を得た上で署名をしてもらう。
(8)イベント・集会などの開催 収集・利用する個人情報の利用目的をそれぞれの申込み時に文書で通知し、同意を得た上で申込みしてもらう。
(9)ボランティア活動への参加 収集・利用する個人情報の利用目的をそれぞれの申込み時に文書で通知し、同意を得た上で申込みしてもらう。
(10)保健大学、社保学校、ボランティア学校、ヘルパー養成講座など、各種学校の開催 収集・利用する個人情報の利用目的をそれぞれの申込み時に文書で通知し、同意を得た上で申込みしてもらう。
(11)組合員通信教育の受講 通信教育の申込み時に、文書で通知し、同意をいただいた上で、申込書に署名していただく。
(12)その他2-1項で規定した利用目的以外に利用する場合 利用目的を事前に本人に通知し、同意を得る。

2-3 組合員の個人情報の利用
 組合員の個人情報は、2-1項で本人に通知・公表し、同意を得た目的の範囲内において、必要な者が必要な範囲で適正に利用する。

2-3-1 組合活動における組合員の個人情報の利用
活動組合員の組合員情報の利用については、個人情報の観点から次のように対応します。 生協活動において、活動組合員が組合員情報を利用する旨を「組合員の個人情報の利用目的」に明示し、同意を得ることとします。

2-4 組合員の個人情報の第三者提供に関する利用目的の通知・公表・同意
(1)第三者への提供に関する利用目的の通知・同意
 個人情報の第三者への提供にあたる以下の事項については、第三者提供する前に本人に通知し、同意を得る。

同意が必要な事例 通知・同意の方法
(1)ボランティアの関わり ボランティアがかかわることについて担当者が利用者に説明し同意を得る。同意を得られなかった場合は、その旨を「サービス提供の記録簿」等に記載しておく。口頭でもかまわないが、できるだけ文書(第三者提供についての同意書)において同意を得ることが望ましい。
(2)院所利用委員会への提供 「虹の箱」の投書用紙に、院所利用委員会で院所利用委員(組合員および職員で構成)で開封・検討されること、および回答を公表されるについて同意を得る旨を記載しておくことで、同意を得たものとみなす。あるいは投書者を匿名化する。
(3)支部など組合員組織への組合員名簿の提供 加入申込時等の利用目的の中に「該当の利用目的のために、医療生協の職員または組合員がご連絡、ご訪問させていただくことがあります」旨記載しておく。

(2)黙示的方法による同意
 以下の事項については、2-1項で規定する通常業務において利用する目的として通知・公表し、黙示的な方法で同意を得ることとする。

各種名簿(理事会・運営委員会・総代・班長・機関紙配布協力者・出資金集金者・出資金定期積立者・理事会専門委員会等)の作成。
※これらの名簿は「組合員管理システム」から抽出し、その使用は必要に応じて組織部長及び総務部長の許可制とし、使用目的終了後は破棄する。使用する情報は氏名・住所・電話番号などの最低限の項目とし、出資金や医療・介護情報は使用しない。

(3)法的例外事項
以下の事項については、第三者提供の例外であり、本人の同意を得る必要はない。

  • 意識不明で身元不明の組合員に関する、関係機関への照会。
  • 警察からの問い合わせ(法令に基づくもの)
  • 裁判所からの問い合わせ
  • 当組合の組合員は第三者ではなく、組合活動において組合員が当組合の組合員の情報を利用すること

3.組合員が個人情報の提供を拒否できる権利の通知
 組合員が個人情報の提供を拒否できる権利については、2-1項で定める利用目的の通知・公表と併せて、「拒否できる権利」についても通知・公表する。
組合員が個人情報の提供を拒否した場合には、その情報については収集しない。
その場合は、それに伴い生じる結果を説明する。

4.個人データの管理
(1)個人データの漏えい、滅失または毀損、盗難の防止措置を講じる。
(2)組合員個人情報取扱い従事者に対し、必要な教育・訓練を実施する。
(3)個人データ及びそれを取り扱うシステムへのアクセス制御、情報システムの監視等、個人データに対する技術的な安全管理措置を講じる。
これらに関しては「個人情報に関する安全管理規程」による

5.外部委託に関する管理
「個人情報に関する外部委託先の管理規程」による

6.個人情報の開示・追加・消去
「個人情報の開示、訂正・利用停止等に関する規程」による

7.苦情・相談対応と事故対策
「個人情報に関する苦情及び相談の取扱い規程」による

8.個人情報の保存・廃棄
「個人情報の文書管理規定」による

9.附則
9-1 施行
 本規程は2005年4月1日より施行とする。
9-2 改廃
 本規程の改廃は、個人情報保護管理責任者の指示に基づき、個人情報保護事務局が起案し、個人情報保護管理責任者が確認し、常務理事会にて確認、承認する。